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Geschäftsleitungssitzung vom / Séance du gérance du 03.01.2013

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 Anwesend / Présents: Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede
 Abwesend (entschuldigt) / Absents (excuse): Florian Mauchle
 Ort / Lieu: Mumble
 Leitung / Présidence: Andreas Eigenmann
 Protokoll / Procès-verbal: Simon Rupf

Beginn / Début: 21:00

Mitteilungen / Communications

  • Andreas Eigenmann: Wie mir von Angela Saez bestätigt wurde, hat die Sektion Tessin hat die Statuten angepasst. Es besteht keinen Anlass Massnahmen einzuleiten. Art 1 Abs.3 der Tessiner Statuten: «Gli articoli degli statuti del PPS che riguardano le Sezioni di Partito costituiscono legge imperativa.»
  • Andreas Eigenmann: Die E-Mail bezüglich der Statutenrevisionen wurde in den Sprachen Deutsch und Französisch an die Sektionsvorstände versandt. Aaron Brülisauer und ich werden die Vorstandspräsidenten telefonisch kontaktieren und allfällige Fragen beantworten.
  • Lukas Zurschmiede: Die Rechungen wurden am 22. Dezember versendet. Gut 1500 per E-Mail und 497 per SnailMail (noch aussetehende). 6 Rechnungen mit Pseudoadressen sind aufgefallen (siehe Ticket #4267), 12 Undeliverable (an Simon weitergeleitet) und bis jetzt ca. 20 (Re-)Austritte (Teilweise vom alten Vorstand liegen gelassen oder vergessen?) und einige Adressänderungen (an Floh weitergeleitet). Aufgrund von einem Fehler (Encoding) haben anscheinend einige Spamfilter Alarm geschlagen - per Forum und Twitter wurden die Mitglieder noch darüber informiert.
  • Lukas Zurschmiede: Buchhaltung ist abgeschlossen, wir haben nur CHF 4189.32 Miese gemacht vom ursprünglich budgetierten Verlust von CHF 15'000. Alle Sektionen wurden ausbezahlt, jedoch noch keine Spenden, da diese noch nicht ausgewertet sind. Am 5. Januar wird das ganze durch die GPK geprüft.

Traktanden / Ordre du jour Protokoll

Annahme vom Protokoll / Procès-verbal: Approbation du procès-verbal

Motion #4267: (Pseudo?) Mitglieder
eingereicht durch: Lukas Zurschmiede

  • Lukas Zurschmiede: Was machen wir in Zukunft mit solchen Anmeldungen?

Es wird diskutiert, wann uns so etwas auffallen sollte. Das könnte beim Registrar oder bei der Verrechnung sein. Eindeutig Falsches kann ignoriert werden, im Zweifelsfall sollte man nachfragen. Ohne funktionierende Kontaktmöglichkeit können wir die Person nicht als Mitglied aufnehmen. Florian Mauchle soll darauf hingewiesen werden und im Zweifel die Angaben mit uns besprechen.

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 Soll der Registrar eine oberflächliche Prüfung der Adressdaten bei der Anmeldung vornehmen?
 Ja / Oui: 4 (Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede)
 Nein / Non: 0
 Enthaltung / Blanc: 0
 Antrag einstimmig angenommen
 Requête acceptée à l'unanimité

Motion #4048: Workshop und Infoveranstaltungen
eingereicht durch: Andreas Eigenmann

  • Andreas Eigenmann: Aktiven Piraten und Sektionsvorständen könnten wir Workshops für die digitale Infrastruktur anbieten an der nächsten PV.

Es werden verschiedene Ideen diskutiert: Lukas Zurschmiede könnte Gnucash vorstellen, Simon Rupf das OTRS-Ticketing und Memberadmin. Falls es an der PV terminlich nicht klappt, könnte man einen Termin an einem Samstag suchen. Auch die Bedürfnisse der Sektionsvorstände sollen abgeklärt werden. Andreas Eigenmann wird das abklären und auf das Traktandum zurückkehren, wenn diese Informationen vorliegen.

Motion #4292: Prozesse
eingereicht durch: Andreas Eigenmann

Diese Prozesse müssen auch im HowTo dokumentiert werden. Der Prozess über die Mitglieder müsste mit Florian Mauchle besprochen werden.

Die GL hat gemäss dem PV-Konzept Pflichten zur Vorbereitung der PVs: Die Einladungen müssen versendet werden. Nach der PV müssen vom Aktuar (Simon Rupf) zuerst innert vier Wochen die Dokumente (Protokoll, sowie angepasste Statuten, Ordnungen, etc.) veröffentlicht werden. Dann müssen die geänderten Abschnitte übersetzt (AG TnT) und ebenfalls veröffentlicht werden. Nach Statutenänderungen muss die GL prüfen, ob diese Konsequenzen für die Sektionensstatuten oder interne Prozesse haben.

Bei den Finanzen gibt es bereits verschiedene Prozesse. Diese müssen zwischen Lukas Zurschmiede und Florian Mauchle koordiniert werden.

Allgemein sollen diese Prozesse als Flussdiagramme festgehalten werden. Die GL möchte sich bis Mitte Februar Gedanken machen, wo sonst noch Prozesse zu dokumentieren sind.

Varia

Motion #4038: Digitale Unterschrift Dokumente
eingereicht durch: Andreas Eigenmann

Florian Mauchle hatte das auf heute traktandiert. Da er abwesend ist, verschieben wir das auf das nächste Mal.

Task 4046: Statutenänderungen Gebietsparteien
eingereicht durch: Andreas Eigenmann

Sobald die Statuten veröffentlicht sind, kann der Registrar die Mitglieder in die Sektion Tessin verschieben und der Schatzmeister die Mitgliederbeiträge überweisen.

Tasks überprüfen
eingereicht durch: Andreas Eigenmann

  • Lukas Zurschmiede: Es gibt noch einige Arbeiten für die Sektionen zu erledigen und dann steht die Jahresrechnung für die PV an.
  • Simon Rupf: Ich möchte bis zur PV hauptsächlich verschiedene lange offene Tickets bereinigen.

Thomas Bruderer erklärt der GL, wie die Ticketbearbeitung nach den letzten Umstellungen im Redmine neu funktioniert. Es gibt nur wenige Änderungen im Bereich des Ticket-Schliessens.

  • Aaron Brülisauer: Für das Wallis haben wir nun auch einen Zertifizierungsberechtigten gefunden. Das können wir an einer nächsten Sitzung beschliessen. Die Person im Waadt habe ich nicht erreicht. Ausserdem möchte noch die Sektionsvorstände der Romandie anrufen, wie oben besprochen. Die nächste Koordinationssitzung ist auf den 16. Januar geplant. Ein Mail dazu ist gerade in Arbeit.
  • Andreas Eigenmann: Ich möchte noch das Willkommensmail und die AG Shop voranbringen. Die Deutschschweizer Sektionsvorstände werde ich kontaktieren. Alle alten PiVote-Abstimmungen sollen noch veröffentlicht werden.

Fragen der Mitglieder

Fragen zur PV von der AG ROA

  • Moira Brülisauer: Wie funktioniert der Prozess zu den Einladungen der PV (ein Monat davor)? Der Versammlungsleiter ist nur für den Traktandenversand eine Woche vor der PV zuständig.

Es wird kurz ein Prozess entworfen: Die AG ROA teilt der GL die Programmpunkte mit. Die GL erstellt die Einladungen und versendet diese spätestens einen Monat vor der PV.

  • Moira Brülisauer: Für das externe Catering benötigen wir ein funktionierendes Anmeldesystem. Es muss unter anderem folgende Informationen abfragen: Welche Mahlzeiten benötigst Du, bist Du Vegetarier, benötigst Du einen Schlafplatz.

Die GL bittet darum, dafür ein Ticket an die AG DI zu stellen. Diese wird versuchen eine Lösung zu finden.

Fragen aus dem Forum

keine neuen

Zusammenfassung der Aufträge

  • Andreas Eigenmann informiert Florian Mauchle wegen den Adressdaten und die Sektionsvorstände informieren.
  • Lukas Zurschmiede bespricht mit Florian Mauchle den Mitgliederprozess.

Ende / Fin : 21:58

Für den Vorstand / Pour le comité

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 Andreas Eigenmann
 Rorschacherberg, 03.01.2013

Für das Protokoll / Pour le procès-verbal

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 Simon Rupf
 Winterthur, 03.01.2013

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