Geschäftsleitungssitzung vom / Séance du gérance du 07.02.2013¶

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 Anwesend / Présents: Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Florian Mauchle, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede
 Abwesend / Absents: 
 Ort / Lieu: Mumble
 Leitung / Présidence: Andreas Eigenmann
 Protokoll / Procès-verbal: Simon Rupf

Beginn / Début: 21:01¶

Mitteilungen / Communications¶

• Florian Mauchle: Da in der Sektion Zentralschweiz kein Kandidat für den Präsidentenposten zur Verfügung steht, und ich nicht möchte, dass diese Sektion in der Bedeutungslosigkeit verschwindet werde ich von meinem Amt als Registrar per Ende Vereinsjahr zurücktreten und in der Zentralschweiz für den Präsidenten kandidieren. Ich denke, wir können auch in der Zentralschweiz erfolgreich sein, allerdings ist das ein zeitlich anspruchsvoller Job, der sich kaum mit einem grösseren Amt auf eidgenössischer Ebene vereinbaren lässt. Deswegen soll an der PV vom 23. Februar ein Ersatz für mich gefunden werden. Um einen reibungsloseren Übergang als bei meinem Amtsantritt zu bewerkstelligen bleibe ich bis Ende Vereinsjahr, um meinen Nachfolger/meine Nachfolgerin einzuarbeiten und habe alle Prozesse des Registrars schriftlich niedergelegt.

• Andreas Eigenmann: Wenn wir dafür die Sektion Zentralschweiz wieder aktiver wird finde ich das durchaus gut.

• Andreas Eigenmann: Auf den 5. März wurde eine Vorstandssitzung traktandiert.

Traktanden / Ordre du jour Protokoll¶

Annahme vom Protokoll / Procès-verbal: Approbation du procès-verbal¶

• Simon Rupf: Dieses wurde leider erst heute Abend veröffentlicht.

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  Ja / Oui: 4 (Andreas Eigenmann, Florian Mauchle, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede)
  Nein / Non: 0
  Enthaltung / Blanc: 1 (Aaron Brülisauer)
  Antrag angenommen
  Requête acceptée

Motion #3664: Vereinsadresse
eingereicht durch: GPK¶

• Florian Mauchle: Bisher ist noch fast keine Post bei mir eingegangen.

• Simon Rupf: Ansonsten hat der Vereinsadresswechsel funktioniert.

Wir sehen nach, wann das behandelt wurde. Wir stellen fest, dass wir vergessen haben, die Motion erneut zu traktandieren.

• Florian Mauchle: Die Abklärungen haben wir getroffen, das zweite Postfach wäre mit CHF 140 zu teuer gewesen und daher haben wir uns für mein privates Postfach an der Uni entschieden.

• Simon Rupf: Das Problem ist der Wechsel.

• Andreas Eigenmann: Dann schlage ich folgendes vor: Sollen wir die Adresse vorläufig belassen und darauf zurückkommen, wenn ein Aktuarswechsel stattgefunden hat oder ein Raum gemietet wurde?

Es wird festgehalten, dass bereits die Adresse des Registrars auf den Formularen eingefügt wurde. Somit schliessen wir diese Motion mit dieser Feststellung.

Motion #3966: Ziele 2013
eingereicht durch: Andreas Eigenmann¶

Ziele/Massnahmen 2013¶

Ziele Gesamte GL¶

• Prozesse: Alle Prozesse der Verwaltung, inklusive Schnittstellen zu den Sektionen, müssen optimiert und dokumentiert werden. Alle Vorstände müssen über die Abläufe informiert werden und diese verstehen.

• Stellvertreter: Für alle wichtigen Positionen muss ein Stellvertreter, der sofort eingreifen kann bei unvorhersehbarer Abwesenheit, ernannt werden.

• Vorstände Treffen: Es sollen regelmässige, ca. zweimonatliche Treffen zwischen Sektionsvorständen und Geschäftsleiter, Koordinator, idealerweise einem Präsidiumsmitglied pro Sprachregion und einem Vertreter der Posten Schatzmeister, Aktuar oder Registrar stattfinden. An diesen Treffen sollen sowohl administrative, wie auch politische Fragen besprochen werden können, ohne dass der Koordinator stets Rückfragen weiterleiten muss.

• Rechtsverständnis: Wir wurden immer wieder mit rechtlichen Fragen konfrontiert. Bis Ende 2013 sollen alle Mitglieder der Geschäftsleitung die Statuten, Ordnungen und Reglemente der PPS kennen und nach ihnen handeln können, ohne nachzuschlagen. Ausserdem sollen die für uns relevanten Teile aus den Gesetzesbüchern und Ordnungen des Bundes bekannt sein. (Vereinsrecht, Urabstimmungen, Datenschutzgesetz, ...)

• Kommunikation: Alle Mitglieder der Geschäftsleitung besitzen ein PGP-Zertifikat. Wir wollen die Verwendung der verschlüsselten Kommunikation fördern, auch in Zusammenarbeit mit den Sektionen und anderen Stellen.

Ziele Mitglieder-GL¶

Koordinator¶

Die Kommunikation zwischen den Arbeitsgruppen und zwischen Sektionsvorständen und dem PPS-Vorstand soll angekurbelt werden.

Geschäftsleiter¶

Ich nehme mir vor die Arbeit der Mitglieder der Geschäftsleitung von Zeit zu Zeit zu Kontrollieren. Ausserdem werden ich eine Feedbackschleife einführen, damit ich über den erfolgreichen Abschuss informiert werde. Und sonst weiss das es noch nicht gemacht ist.
Ich werde mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung je 2 Feedbackgespräche führen. Mehr falls benötigt und sinvoll. Dies fördert die frühere Erkennung von Engpässen und kann aufzeigen wo wir vom Weg abgekommen sind. Die bearbeiteten Tickets zeitgerecht beantworten und schliessen.

Aktuar¶

Der Aktuar stellt sicher, dass Protokolle von Vorstands-, Präsidiums-, Geschäftsleitungs- und Piratenversammlungen jeweils Zeitnah veröffentlicht werden. Anfragen sollen zügig beantwortet werden und die Dokumente sorgfältig archiviert werden.

Schatzmeister¶

Der Schatzmeister automatisiert weiter die Prozesse, so das die gesamte finanzielle Administration weiter verbessert und vereinfacht werden kann. Dies beinhaltet die automatische Zahlung der Sektionsbeiträge, einlesen der ESR-Zahlungen, Spendenverwaltung und auch eine einheitliche Möglichkeit zur Budgetierung. Zusätzlich sollen die Benachrichtigungen an die Schatzmeister detaillierter werden, so dass diese einfacher statistische Daten erstellen können über die Zahlungsmoral innerhalb der Sektion, etc.

Registrar¶

Maximale Bearbeitungszeit bei Ein-/Austritten und Zertifikatsanträgen reduzieren, Prozesse streamlinen und dokumentieren, so dass im Abwesenheitsfall auch übergeben werden kann. Die Pi-Vote-Dokumentation ausbauen, inklusive wie eine Abstimmung eingeleitet wird. 7 Tage Wartezeit bei An/Abmeldungen und Zertifikatsanträgen.

Langzeitziele¶

Mitgliederdatenbank¶

Mitgliederdatenbank neu, mit Möglichkeiten zu:

• Mitglieder sollen selber eigene Daten bearbeiten können
• Ein/-Austritt selbst veranlassen
• Allgemein sollten die Prozesse für die Mitglieder möglichst abhängigkeitsfrei gestaltet werden
• Mitgliederfreundlichere Administration

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  Wollen wir uns die oben genannten Ziele setzen?
  Ja / Oui: 5 (Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Florian Mauchle, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede)
  Nein / Non: 0
  Enthaltung / Blanc: 0
  Antrag einstimmig angenommen
  Requête acceptée à l'unanimité

Motion #4021: Zertifizierungszuständige bestimmen
eingereicht durch: Aaron Brülisauer¶

Es wird kurz der Status des Tickets besprochen. Es gab von einigen Sektionen noch keine klare Reaktion. Wir verschieben das Traktandum bis mehr Rückmeldungen vorliegen.

Motion #4474: Aktives Ermuntern zur Reduktion der Tabs
eingereicht durch: Patrick Mächler¶

• Patrick Mächler: Einige Pads können nicht reduziert werden, aber diejenigen welche man reduzieren kann, sollten reduziert werden.
  Es werden einige Beispiele diskutiert. Es scheint einen Konsens zu geben, dass eine allgemeine Empfehlung gegen werden kann, aber eine Pflichtvorgabe zu hart sei.

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  Wollen wir den Projekten eine Empfehlung senden, die Anzahl Ihrer Projekt-Register zu überdenken?
  Ja / Oui: 5 (Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Florian Mauchle, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede)
  Nein / Non: 0
  Enthaltung / Blanc: 0
  Antrag einstimmig angenommen
  Requête acceptée à l'unanimité
  Aaron Brülisauer wird die Projekte informieren.

Motion #4477: Vision von Customer Managed Relationships (CMR) verfolgen
eingereicht durch: Patrick Mächler¶

• Simon Rupf: Wir haben das eigentlich nun als langfristiges Ziel aufgenommen.

• Andreas Eigenmann: Zwar nicht konkret als CMR, aber mit übereinstimmendem Ziel.

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  Sollen wir das Traktandum mit Verweis auf unsere langfristigen Ziele schliessen?
  Ja / Oui: 5 (Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Florian Mauchle, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede)
  Nein / Non: 0
  Enthaltung / Blanc: 0
  Antrag einstimmig angenommen
  Requête acceptée à l'unanimité

Motion #4502: Datum Urabstimmung in der Resultateübersicht
eingereicht durch: ehemaliges Mitglied¶

• Florian Mauchle: Die Daten gehören da rein und wurden nun nachgetragen.

• Andreas Eigenmann: Es wurde also erledigt und soll auch in Zukunft beibehalten werden.

Motion #4506: Bereinigung Mitgliederdatenbank aussetzen
eingereicht durch: Marc Wäckerlin¶

• Lukas Zurschmiede: Im Ticket habe ich bereits zu den meisten Punkten Stellung genommen:

• Am 23 Dezember (um den Dreh herum) wurden ca. 1800 Mails mit der Rechnung versendet;

• Anfang Januar wurden die 500 Rechnungen versendet an die Personen die das so angegeben haben;

• Aktuell sind 1856 Mahnungen in meinem Kofferraum welche heute (oder Morgen) auf die Post gehen;

• Mahnwesen im 2012 hatte ebenfalls funktioniert, alle Rechnungen die Pascal erstellte und die nicht gezahlt wurden, wurden per Mitte Jahr gemahnt (ca. 1500);

• Nichtzustellbare Adressen wurden allen Sektionen zugestellt;

• Neumitglieder werden normalerweise maximal alle 14 Tage abgearbeitet;

• Die PV hat entschieden, dass Mitglieder die während mindestens 15 Monaten nicht bezahlt haben, ausgetreten werden;

• Der Termin ist nicht März sondern April;

• Simon Rupf: Dies ist ein PV Entscheid. Das können wir nicht einfach umstossen.

• Moira Brülisauer: Die Mahnungen sind heute angekommen.

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  Treten wir auf dieses Traktandum ein?
  Ja / Oui: 0
  Nein / Non: 5 (Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Florian Mauchle, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede)
  Enthaltung / Blanc: 0
  Antrag einstimmig abgelehnt
  Requête rejetée à l'unanimité

Motion #4541: Kauf von SSL Zertifikaten für unsere Domains
eingereicht durch: Christian Häusler¶

• Florian Mauchle: Es gibt hier kein Chaining, es sind also z.B. kein www.sg.piratenpartei.ch, sondern nur sg.piratenpartei.ch möglich. Und es sollte nur für Serverzertifikate eingesetzt werden, keine Clientzertifikate.

• Lukas Zurschmiede: Da sich die Kosten auf fünf Jahre aufteilen, sollte das Budget dafür gross genug sein.

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  Sollen wir 4 wildcard SSL Zertifikate kaufen für 5 Jahre?
  Ja / Oui: 5 (Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Florian Mauchle, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede)
  Nein / Non: 0
  Enthaltung / Blanc: 0
  Antrag einstimmig angenommen
  Requête acceptée à l'unanimité

• Andreas Eigenmann: Ich werde die AG DI informieren.

Motion #4565: Kostenübernahme der Gäste für PV
eingereicht durch: Patrick Mächler¶

• Andreas Eigenmann: Sollen wir für Richard Stallman und Gerd Leonhard die Kosten übernehmen? Haben wir Budget haben wir dafür?

• Lukas Zurschmiede: Das Geld und das Budget ist vorhanden. Allerdings sind das relativ hohe Kosten für nicht zum Betrieb nötige Ausgaben.

Die Kosten für Gerd Leonhard werden zusammengerechnet:

• Reisekosten CHF 90

• Essenskosten CHF 20

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  Sollen wir für Gerd Leonhard die Kosten von CHF 110 übernehmen?
  Ja / Oui: 5 (Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Florian Mauchle, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede)
  Nein / Non: 0
  Enthaltung / Blanc: 0
  Antrag einstimmig angenommen
  Requête acceptée à l'unanimité

• Simon Rupf: Ich bin bereit CHF 300 für Richard Stallman zu übernehmen.

• Florian Mauchle: Ich würde CHF 100 übernehmen.

• Lukas Zurschmiede: Unter der Bedingung, dass dies in Zukunft besser abgesprochen wird, würde ich auch noch CHF 300 dazu beitragen.

• Moira Brülisauer: Wir hatten den Vorstand mehrfach aufgefordert, sich am Winterkongress zu beteiligen. Schliesslich sind uns noch mehrere Redner kurzfristig abgesprungen.

Es wird vorgeschlagen, dass aufgrund der versprochenen Spenden nur noch ein Betrag von CHF 110, analog Gerd Leonhard gesprochen wird. Die Kosten für Richard Stallman werden zusammengerechnet:

• Reisekosten CHF 650

• Essenskosten CHF 130

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  Sollen wir für Richard Stallman die Kosten von CHF 110 übernehmen?
  Ja / Oui: 5 (Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Florian Mauchle, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede)
  Nein / Non: 0
  Enthaltung / Blanc: 0
  Antrag einstimmig angenommen
  Requête acceptée à l'unanimité

Varia¶

Task #3968: Jahresrückblick 2012
eingereicht durch: Andreas Eigenmann¶

Die Grammatik und Formulierungen sollten dringend noch überarbeitet werden. Bitte helft mir heute Abend mit, das zu verbessern.

Task #4292: Prozesse
eingereicht durch: Lukas Zurschmiede¶

Schatzmeister:

• Mitgliederanmeldung

• Rechnungsstellung

• Mahnwesen

• Kommunikation mit den Sektionen

• Kommunikation mit dem Registrar

• Zahlungseingang

• LDAP Abgleich

• Spenden national und sektional

• Jahresabschluss

• Auszahlungen und Berechungen der Sektionsbeiträge

Registrar:

• Eintritte Papier und elektronisch

• Austritte verschiedener Level

• Adressmutationen

• Sektionsübertritte

• Pi-Vote Zertifikate bestätigen / revozieren

• Urabstimmungen erzeugen / auszählen

• CRL erzeugen

• (fehlt: Prozess Veröffentlichung und Dokumentierung Abstimmungsergebnis, Versand Mailaufforderung zum Abstimmen)

PV Organisation:

Die GL hat gemäss dem PV-Konzept Pflichten zur Vorbereitung der PVs: Die Einladungen müssen versendet werden. Nach der PV müssen vom Aktuar zuerst innert vier Wochen die Dokumente (Protokoll, sowie angepasste Statuten, Ordnungen, etc.) veröffentlicht werden. Dann müssen die geänderten Abschnitte übersetzt (AG TnT) und ebenfalls veröffentlicht werden. Nach Statutenänderungen muss die GL prüfen, ob diese Konsequenzen für die Sektionensstatuten oder interne Prozesse haben.

Aktuar:

Es gibt eine Reihe kleinerer Prozesse bezüglich Bearbeitung von Anfragen, Zuteilung von Anfragen an Dritte, etc.

Wir wollen nach der PV einen Termin festlegen, bis zu dem wir diese Prozesse vorbereitet haben.

Feld der Beitragshöhe im LDAP
eingereicht durch: Lukas Zurschmiede¶

Im LDAP ist immer noch das Feld vorhanden, welcher Pirat den gesamten und welcher den limitierten Betrag gezahlt hat. Seit der neuen Beitragsregelung sind diese Felder obsolet und verstossen möglicherweise gegen das Datenschutzgesetz.

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 Sollen wir das als Traktandum behandeln?
 Ja / Oui: 5 (Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Florian Mauchle, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede)
 Nein / Non: 0
 Enthaltung / Blanc: 0
 Antrag einstimmig angenommen
 Requête acceptée à l'unanimité

Soll dieses Feld entfernt werden?
 Ja / Oui: 5 (Aaron Brülisauer, Andreas Eigenmann, Florian Mauchle, Simon Rupf, Lukas Zurschmiede)
 Nein / Non: 0
 Enthaltung / Blanc: 0
 Antrag einstimmig angenommen
 Requête acceptée à l'unanimité

Fragen der Mitglieder¶

Rücktritt des Registrars¶

• Moira Brülisauer: Ich würde es begrüssen, wenn der Registrar seinen Rücktritt im Forum kommuniziert.

• Florian Mauchle: Mach ich.

Fragen aus dem Forum¶

keine neuen

Zusammenfassung der Aufträge¶

• Aaron Brülisauer Jahresbericht überarbeiten, Mail an Redmineuser und HowTo Koordinator überarbeiten

• Andreas Eigenmann Jahresbericht überarbeiten und Tickets kontrollieren.

Ende / Fin : 22:57¶

Für den Vorstand / Pour le comité¶

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 Andreas Eigenmann
 Rorschacherberg, 07.02.2013

Für das Protokoll / Pour le procès-verbal¶

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 Simon Rupf
 Winterthur, 07.02.2013